Z dumą mogę stwierdzić, że od samego początku działalności Stowarzyszenia ESWIP, od roku 1997, systematycznie i sumiennie sprawozdawaliśmy się ze swojej działalności. Polecam naszą stronę i zakładkę „sprawozdania”. Z perspektywy niemal trzydziestu lat pracy w stowarzyszeniu czytam te raporty z nutą nostalgii. To takie kroniki życia…

Jesteśmy organizacjami społecznymi, działamy wspólnie i dla wspólnoty, zmieniamy świat na lepsze, dysponujemy pieniędzmi publicznymi – musimy być odpowiedzialni i przejrzyści. To buduje zaufanie osób w naszym środowisku, także darczyńców (a przecież od nich chcemy pozyskać pieniądze na naszą działalność). Jak ma się zaufanie, zdecydowanie łatwiej działać. Jednym z elementów budowy zaufania, to dostępność rzetelnej informacji o naszej działalności, to możliwość sięgnięcia do sprawozdań z ubiegłych lat. Społeczeństwu należy się nasze sprawozdanie! Z punktu widzenia zespołu organizacji jest to zestawienie informacji o dotychczasowych działaniach i osiągnięciach, wewnętrzna kronika, poczucie dumy z osiągnięć, nasz wizerunek. To wyraz naszej kultury organizacyjnej. Dla otoczenia, to konkretna informacja co, kiedy, za ile organizacja zrobiła w minionych latach budująca wizerunek organizacji, mówiąca o naszej skuteczności, zachęcająca do wspierania.

Jak rozpocząć?

Najpierw trzeba postanowić sobie, że sprawozdanie robimy. Uwaga - to że sprawozdajemy się obowiązkowo jako organizacje pożytku publicznego, nie oznacza, że mamy sprawę załatwioną. Mało kto dokopie się do tych rutynowych sprawozdań, trzeba zrobić sprawozdanie dodatkowe, czytelne dla naszego zwykłego odbiorcy, opatrzone zdjęciami, grafiką, naszymi komentarzami.

Na kronikarza – najlepiej wspartego zespołem – wybieramy osobę, która potrafi pisać teksty, organizować ich pozyskanie, i zredagować w pewną całość. Na szczęście zawsze znajdzie się ktoś z zacięciem kronikarskim. Albo ktoś będzie się musiał tego nauczyć…

Raport to żniwa z całego roku. Warto na bieżąco pozyskiwać i gromadzić dane o naszej działalności. Niektóre wiosenne wydarzenia mogą się zatrzeć w pamięci, kiedy chcemy je opisać w grudniu czy lutym. Trzeba gromadzić zdjęcia, informacje prasowe, komentarze, plakaty, grafikę itd.

Zawartość sprawozdania

W zależności jak dużą jesteśmy organizacją i ile działań podejmujemy, tak obszerne będzie sprawozdanie. Dzielimy je z reguły na trzy-cztery części. Pierwsza to informacje o organizacji, druga to sprawozdanie z działalności, trzecia to sprawozdanie finansowe, można dorzucić czwartą: plany na kolejny rok, czy lata.  
Informacja o organizacji powinna zawierać - nazwę, ewentualny skrót nazwy, logo, rok rejestracji, nr KRS, status np. organizacji pożytku publicznego, nr konta, dane adresowe, telefon, mail, adres strony internetowej, zarząd, komisja rewizyjna (czy rada fundacji), członkowie i pracownicy stowarzyszenia, misja organizacji, jej historia, główne osiągnięcia, nagrody, główni partnerzy, powołane przez organizację podmioty np. spółdzielnia socjalna) itp. Ta część będzie co roku w dużej mierze powtarzana.
Część druga zawiera syntetyczny opis naszej działalności w danym roku. A więc realizowane projekty, akcje, działania czy to w ujęciu chronologicznym czy kluczem obszarów tematycznych, w jakich organizacja działa. Tu ważne są liczby i konkrety – podsumowania, ilości, efekty itp.

Trzecia część to sprawozdanie finansowe zawierające przychody w danym roku ze wskazaniem źródeł tego przychodu (np. Narodowy Instytut Wolności) oraz główne koszty realizacji zadań (osobowe, zakupionych usług, administracyjne itp.). Trzeba to oczywiście podsumować, aby osoba czytająca wiedziała ile w danym roku pozyskaliśmy pieniędzy, ile wydaliśmy, czy mieliśmy zysk (przeznaczany na działalność statutową w przyszłym roku) czy stratę (którą będziemy musieli pokryć z dochodów w przyszłości). Tą część musi sporządzić główny redaktor sprawozdania we współpracy z księgowością.

Zdjęcia robią robotę

W naszych sprawozdaniach staramy się zamieszczać dużo zdjęć (dobrej jakości), co znakomicie obrazuje nas, naszych odbiorców (trzeba uzyskać zgodę na publikację zdjęć) i nasze działania. W razie potrzeby należy podpisać zdjęcie i wskazać jego autorstwo. Zamieszczamy również grafikę poszczególnych projektów czy działań. Redagujemy sprawozdanie przejrzyście, ciekawie, starając się używać języka potocznego – nasz wewnętrzny „projektowy” język jest dość hermetyczny, jak zresztą innych branż, pomyślcie o informatykach! Do składu możemy zastosować zwykłego worda, ale też możemy użyć bardziej zaawansowanych programów, jak my to robimy. Warto mieć zaprzyjaźnionego składacza komputerowego i grafika, którzy zrobią to profesjonalnie. (Choć wolę mieć słabo zredagowane sprawozdanie, niż nie mieć informacji wcale). Organizacje społeczne nie muszą być zawsze i wszędzie profesjonalne. Czasami widać, że co redaktor to inna fantazja (w naszych sprawozdaniach też to widać), ale to miłe, widać włożony wysiłek, serce i dobrą wolę.   
Warto dzielić się pracą przy opisywaniu projektów (robią to np. poszczególni koordynatorzy), ale jako, że każdy formułuje zdania inaczej, ostateczny redaktor musi zapis zredagować i ujednolicić. 

Najpierw strategia - potem projekty

Każda organizacja powinna mieć swoją strategię, plan, no choćby roczny plan działań… My strategię mamy i to ona, a przede wszystkim określone w niej obszary tematyczne (np. ekonomia społeczna, silne organizacje) kształtuje nasz raport roczny. Większe organizacje mają z reguły szerszy zakres działań i trzeba je jakoś uporządkować. My wskazaliśmy kilka obszarów i pod każdym z nich opisujemy realizowane projekty (również kilkuletnie, co powoduje czasami zamieszanie w odbiorze). Każdy koordynator na znak redaktor raportu przekazuje w odpowiednim terminie opis swojego projektu zgodnie z jednolitym wzorem, w tym z kosztem projektu (o dziwo, nie wszystkie organizacje tą informację podają). To ułatwia pracę. Nie zapominamy o projektach partnerskich – nawet, jeżeli nasza rola jest tam skromna, warto pochwalić się współpracą. Dostarczane są także zdjęcia, grafika, gratulacje, wydane w ramach projektu publikacje etc.  Z tego powstaje podstawowy tekst obrazujący naszą działalność.

Czym uzupełnić sprawozdanie?

Bywa, że w ferworze pracy organizacje nie dostrzegają, bądź bagatelizują niektóre aspekty działalności, nie zamieszczają ich w rocznym raporcie. A to mogą być ciekawe sprawy budujące u czytelnika właściwy obraz naszej działalności. (Ukuliśmy termin: ludzka twarz ESWIPu…). W naszych sprawozdaniach zamieszczamy informacje o załodze: osiągnięciach, nagrodach, akcjach dobroczynnych. Informujemy, kto uczestniczy w jakich zespołach (np. radzie działalności pożytku publicznego), w zespołach zadaniowych wypracowujących strategie, dokumenty, stanowiska. Informujemy w jakich konsultacjach uczestniczyliśmy, w których konferencjach braliśmy udział.
Jako, że dysponujemy Funduszem Grantowym, sporą część sprawozdania zajmuje opis finansowanych przez nas grup i inicjatyw. Jako, że wydajemy pismo Pozarządowiec, zamieszczamy okładki pisma (także dla własnej pamięci). Zamieszczamy okładki wydanych przez nas publikacji. Publikujemy fragmenty raportów z naszych badań. Czasami zamieszczamy ciekawsze teksty o stowarzyszeniu. Uwzględniamy też nasze jubileusze – ostatnio 25-lecia.
Na dwudziestolecie stowarzyszenia zebraliśmy nasze raporty roczne w jednej publikacji. Naprawdę z dużą przyjemnością tam zaglądamy, aby powspominać, ale też pozyskać potrzebne informacje oraz – pokazać nowym pracownikom nasze osiągnięcia. Warto!

Arkadiusz Jachimowicz

fot. archiw. Stowarzyszenie ESWIP