Strategia to nie tylko zestaw celów i działań pozwalających realizować misję organizacji. To przede wszystkim stosowane w dłuższym czasie podejście do rozwiązywania problemów lub zaspokajania potrzeb społecznych, uwzględniające złożony kontekst sytuacyjny, w którym funkcjonujemy. Ten złożony kontekst sytuacyjny tworzą nasi odbiorcy działań, sponsorzy, partnerzy, konkurencja. Stąd strategia nie może być budowana, jakbyśmy byli centralnym punktem kosmosu lub trwali zamknięci w szklanej kuli.

Strategia musi odnosić się do naszych relacji z otoczeniem oraz definiować pozycję organizacji na tle innych podmiotów i środowisk. Nie może być oparta na założeniu: problemy społeczne są tak duże, iż dość zajęcia znajdzie się dla każdej instytucji, jaka by się nimi nie zainteresował. Najczęściej termin strategia kojarzy nam się z ogólną strategią organizacji, obejmującą przede wszystkim działalność statutową i odpowiadającą na pytania o to, jakie potrzeby społeczne, w jaki sposób będziemy zaspokajać; jak chcemy podnosić jakość usług; czy zamierzamy w przyszłości poszerzać spektrum naszych działań. Ale nie jest to jedyny aspekt myślenia strategicznego w organizacji. Perspektyw, rozstrzygnięć i wyborów, przed którymi stają zarządzający, jest dużo więcej.

Żeby nie było „jakoś”

Przyszłość warto zaplanować. Także przyszłość naszej organizacji. Choć żyjemy w dynamicznych czasach, kiedy zmiany następują bardzo szybko, i tak należy określić jakie cele chcemy osiągnąć (jaką zmianę społeczną wprowadzić), jakimi działaniami je zrealizujemy i jakie efekty zamierzamy osiągnąć. A potem ten plan należy systematycznie realizować. Nie jest on ze spiżu, co znaczy, że nie musi być wykonany w sposób pierwotnie opisany. Część zadań na pewno jest potrzebna i realistyczna, należy je wykonać. Część można zmodyfikować lub pominąć.

Zbyt dużo jest w naszej działalności słomianego zapału, i „jakoś to będzie” - działania trzeba roztropnie planować, a realizatorów rozliczać. Nie będzie efektywnego rozwoju naszej organizacji bez uprzedniego zaplanowania.

Dobry plan strategiczny

Nie ma "jedynie słusznego" sposobu przeprowadzania planowania strategicznego, istnieją różne modele, które mogą być wykorzystane zgodnie z potrzebami danej organizacji. Zaproponujemy poniżej jedną z wersji, którą można dostosować do swoich potrzeb.  

Warto określić czym charakteryzuje się dobra strategia:

• tworzona jest przez wszystkie najważniejsze osoby związane z organizacją
• jest krótka, syntetyczna, podejmująca najważniejsze sprawy;
• obejmuje kilka lat (rekomenduje horyzont 3 lat);
• jest owocem wysiłku intelektualnego twórców - racjonalnego rozumowania, właściwej oceny, ale też odważnej wizji i rozwinięcia skrzydeł;
• zawiera czytelne wskaźniki realizacji celów i zadań – ilościowe i jakościowe (tak, żeby można było rozliczyć z pracy realizatorów);
• określa źródła finansowania;
• określa sposób realizacji i harmonogram wdrożenia (w tym monitoring i ewaluację);
• wskazuje konkretne osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań.

Apel o cierpliwość

Uwaga – tworzenie strategii jest długotrwałe, może trwać kilka miesięcy. Trzeba podjąć ten wysiłek, przemóc zniecierpliwienie, znaleźć czas – to apel do tych najbardziej zaangażowanych. Nikt za was tego nie zrobi. To wasze życie, wasz dobrobyt, musicie w to zainwestować. Jeżeli jednak widzicie, że ludziom nie starczy cierpliwości, stwórzcie wspólnie plan roczny na dwóch kartkach papieru, gdzie określicie co, kto i kiedy zrobi. Lepszy taki plan, niż żaden. To będzie podstawa do zastanowienia się pod koniec roku, co zostało zrobione, i zaplanowania prac na rok kolejny, może już w sposób pełniejszy, z większym wykorzystaniem atutów planowania strategicznego.

Planowanie trzeba zaplanować

Podjęcie decyzji o stworzeniu strategii rozwoju niesie za sobą szereg prac przygotowawczych. Należy odpowiednio wcześnie:

• wskazać osobę/osoby odpowiedzialne za wypracowanie strategii (w tym zespół redakcyjny lub ostatecznego redaktora);
• pozyskać moderatora spotkań (jeżeli wśród nas nie ma takiej osoby, a sprawny moderator to skarb i połowa sukcesu);
• pozyskać ekspertów zewnętrznych (co kosztuje, ale może takie osoby będą dostępne w ramach wsparcia Inkubatorów NGO lub Ośrodków Wspierania Ekonomii Społecznej);
• określić zakres strategii i harmonogram prac;
• przygotować wstępne materiały informacyjne o dotychczasowej działalności;
• wskazać i zaprosić w sposób skuteczny osoby do pracy w zespole;
• zabezpieczyć miejsce spotkań, zapewnić obsługę techniczną i komfort pracy;
• określić sposób motywowania członków zespołu do pracy.

Dwie fazy

Z grubsza biorąc prace nad strategią dzielą się na dwie fazy. Pierwsza z nich, to pozyskiwanie informacji, analizowanie jej, wysnuwanie wniosków co do stanu istniejącego – to faza diagnozy, druga to faza planowania – w oparciu o zgromadzoną wiedzę, o diagnozę sytuacji, w oparciu o naszą mądrość i podpowiedzi ekspertów - określenie gdzie zmierzamy, co chcemy osiągnąć w przyszłości. Obydwie fazy wymagają wysiłku intelektualnego, zapoznania się z materiałami, zaangażowania emocjonalnego i czasowego. Wtedy jak w życiu – zadziała: stworzymy mądrą strategię.

Całość można zdroworozsądkowo tak przedstawić:

• Kim jesteśmy – określenie czym jest nasza wieś tematyczna
• Co do tej pory zrobiliśmy – dotychczasowa działalność w ramach wsi tematycznej
• Czym dysponujemy – zasoby ludzkie, materialne, finansowe itp.
• Gdzie jesteśmy – otoczenie zewnętrzne (okoliczne miejscowości, powiat, region)
• Na rzecz kogo pracujemy – analiza odbiorców naszej działalności
• Do czego zmierzamy – wizja
• Po co jesteśmy – misja
• Co chcemy zmienić – cele (główne, szczegółowe)
• Jak to zrobimy – konkretne działania
• Kiedy to zrobimy – harmonogram działań
• Kto to zrobi – osoby odpowiedzialne za realizację działań
• Za ile to zrobimy – koszty realizacji zadań (budżet)
• Skąd na to weźmiemy pieniądze – określenie źródeł finansowania
• Skąd będziemy wiedzieli, że to zostało zrobione – wskaźniki realizacji (ilościowe i jakościowe)
• Kto i jak będzie oceniał czy wszystko dobrze zrobiono – monitoring i ewaluacja
• Kto to wszystko zrobi – sposób zarządzania programem, wdrażanie
• Kto to wszystko wymyślił – twórcy programu, zespół

Faza diagnozy

W tej fazie dokonujemy szeregu analiz, aby zebrać jak najwięcej istotnych informacji na dziś i teraz, aby wykorzystać je planując przyszłość.

Bardzo przydatną metodą analizy jest analiza SWOT, która zmusza nas do rozeznania słabych stron, silnych stron, szans i zagrożeń rozpatrywanego zagadnienia.

Wyniki analizy SWOT to kopalnia wiedzy, co dalej. Czy rozwijać się w oparciu o własne silne strony, czy wykorzystać przede wszystkim szanse zewnętrzne, czy najpierw zabrać się za swoje słabości. Tu już potrzebna jest mądrość zespołu i rada ekspertów. W zależności od analizy musimy określić strategię działań. Bardzo często będzie to wykorzystywanie swoich silnych stron i szans zewnętrznych.

Oczywiście nie powinniśmy poprzestać na analizie SWOT, warto w procesie planowania skorzystać z innych narzędzie badawczych i diagnostycznych, przykłady wielu z nich możecie znaleźć na stronie https://partycypacjaobywatelska.pl/strefa-wiedzy/techniki/

Wizja i misja

Z fazy diagnostycznej przechodzimy do fazy planistycznej. Określamy wizję i misję.

Wizja to ostateczny cel, do którego dąży grupa tworząca wieś tematyczną, docelowa, pożądana sytuacja. Zastanówmy się, jak będzie wyglądała nasza organizacja za 5-10 lat? Zapiszmy to i opracujmy odważny, trochę marzycielski, ale oparty o diagnozę obraz przyszłości naszej organizacji. Tak może być, do tego musicie dążyć. Na wizji opieramy całe dalsze planowanie.

Misja to określenie dlaczego właśnie ta organizacja została powołana do życia?, po co?, dla kogo?, jakie wartości przyświecają w jej działalności? 

Misja powinna być krótka – dwa, trzy zdania, czasami wystarczy trafne hasło. Powinna być czytelna – wyrażona prostym, jednoznacznym językiem i specyficzna - odróżniająca organizację od innych. Misja powinna być strażnikiem w działaniach – A czy to jest zgodne z naszą misją? – ważne pytanie. Misja jest też marką, wizytówką na zewnątrz – to my, to nasza organizacja. Przy wypracowywaniu misji pomogą poniższe pytania:

• Kto tworzy organizację?
• Po co to robimy?
• W jaki sposób, jakimi metodami?
• Jakie wartości są dla nas najważniejsze?

Cele

Cele to są pozytywne zmiany, które chcemy wprowadzić poprzez konkretne działania. Wynikają z potrzeb, problemów lub szans rozwojowych zidentyfikowanych w fazie diagnostycznej.

Warto określić jeden czy dwa cele główne, strategiczne, które chcemy osiągnąć w ciągu np. 3 lat, i szereg mniejszych, szczegółowych, które korespondują z głównymi. Należy zwrócić uwagę, aby cele nie formułować jako zadania. Dobrze sformułowany cel powinien być zgodny z zasadą SMART.

Przykładowym celem może być: Zwiększenie kompetencji i wsparcie zatrudnienia 50 uczestników CIS lub Zwiększenie dostępu do opieki wytchnieniowej dla 20 mieszkańców.

Ale jeżeli cele nie będą tak sformułowane, trudno, bylebyście wiedzieli co chcecie osiągnąć.

Działania

Celom przyporządkowane są zadania/działania. Do każdego z celów należy określić:

• działania, które trzeba wykonać, aby osiągnąć cel (np. organizacja festynów)
• wskaźniki realizacji tych działań (np. 2 festyny w roku dla co najmniej 100 osób każdy)
• okres realizacji zadań (np. festyny odbędą się w maju i wrześniu)
• koszt realizacji zadania i źródło finansowania (np. koszt festynu ok. 7.000 zł, finansowany z projektu finansowanego przez Urząd Gminy)
• osobę odpowiedzialny za wykonanie zadań (np. Jan Kowalski i agroturystyka)

Dokonując na samym początku analizy, wiemy czym dysponujemy. Określając cele, wiemy jaką zmianę chcemy wprowadzić, teraz, w formie burzy mózgów, musimy dokonać wyboru działań, które doprowadzą do realizacji celów. Tu przydadzą się eksperci i podpatrzone “dobre praktyki” z kraju i zagranicy. Przy określaniu działań bądźmy szczegółowi i konkretni, co ma być zrobione, kiedy, kto i za ile. Festyn? Zgoda: w maju, dla co najmniej 100 osób, gdzie będzie co najmniej 10 stoisk z co najmniej 10 produktami, rozstrzygnie się konkurs plastyczny, w którym weźmie udział ok. 15 osób, za realizację odpowiedzialne konkretne osoby itp. Działania muszą być adekwatne do naszych zasobów ludzkich, materialnych i finansowych. Ważna jest ilość, ale ważniejsza jakość, lepiej zrobić mniej, a solidnie.

Uwaga - lepiej zaplanować mniej działań lub przewidzieć te działania w dłuższym okresie – gdy zrealizujemy więcej lub szybciej, tym większa chwała dla nas. Papier wszystko przyjmie, ale mierzmy siły na zamiary.

Monitoring i ewaluacja

Monitoring to systematyczna obserwacja zgodności działań z zapisami strategii. Należy opisać kto, w jakim czasie i w jakiej formie będzie to robił. Np. zarząd stowarzyszenia podczas swoich posiedzeń.

Ewaluacja to ocena jakościowa realizacji strategii. Monitoring mówi – zadanie zostało zrobione, ewaluacja natomiast – czy jakościowo dobrze. Ewaluacja to umiejętność oceny jakości działań w oparciu o narzędzia ewaluacyjne: ankiety, rozmowy, obserwacje, rozmowy zogniskowane itp. Z badania ewaluacyjnego tworzony jest raport zawierający wnioski i rekomendacje zmian. W strategii należy opisać, jak ewaluacja powinna przebiegać.  

Programy roczne

Wieloletni plan strategiczny jest podstawą do tworzenia rocznych planów operacyjnych, zawierających informacje - co, kiedy i za ile zostanie zrobione w danym roku.

Przedstawiciele organizacji, podczas zapewne jednego z walnych zgromadzeń - powinni przeprowadzać coroczne planowanie – weryfikować dotychczasowe działania i określać co będzie realizowane w danym roku. W tym celu trzeba zrobić wyciąg zadań do realizacji na dany rok.  

Jak sobie zaplanujesz, to zrobisz

Dysponowanie strategią rozwoju wsi tematycznej to wytyczenie solidnej drogi rozwoju i… przepustka do różnych źródeł finansowania wspierających rozwój organizacji. Załączenie takiego dokumentu do wniosku grantowego (lub powoływanie się na nią), to dowód że stowarzyszenie zaplanowało swoją działalność i warto je wspierać.

Maciej Bielawski, Arkadiusz Jachimowicz

fot. archiw. Stowarzyszenie ESWIP