Określenie problemu, który ma zostać rozwiązany, to zaledwie początek tworzenia projektu. Trzeba opisać sytuację problemową oraz przedstawić dane statystyczne. Co jeszcze? Specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy garść praktycznych wskazówek godnych wykorzystania w 2021 roku.

Przygotowując projekt pamiętaj, że:

• Projekt to zbiór działań podejmowanych dla osiągnięcia jasno określonych celów w założonym czasie przy pomocy przeznaczonych na to środków finansowych (budżetu). Jest on:
• zorientowany na cel;
• ma określony czas trwania;
• niepowtarzalny;
• ma jednoznacznie określone grupy docelowe i beneficjentów ostatecznych;
• wymagający zaangażowania określonych zasobów finansowych, a także rzeczowych i kadrowych.
• Planując projekt musisz zachować chronologię jego tworzenia, tzn.:
• Najpierw określ problem lub problemy, które chcesz rozwiązać poprzez realizację projektu. Przedstaw opis sytuacji problemowej, do której odnosi się projekt np. przyczyny, skutki występowania problemu. Uwzględnij dane statystyczne oraz dane jakościowe odnoszące się do obszaru realizacji projektu, uzasadniające konieczność realizacji projektu (najlepiej z ostatnich 3 lat). W przypadku, gdy posługujesz się danymi własnymi, powinieneś przedstawić charakterystykę badania, co umożliwi ocenę wiarygodności i rzetelności tego źródła informacji (np. czas przeprowadzenia badania, próba badawcza, zastosowane metody itp.);
• Sprecyzuj grupę osób, której problemy chciałbyś zmniejszyć. Planując wsparcie dla wybranych osób nie zapomnij uzasadnianiu wyboru grupy docelowej w kontekście zawężenia właściwego dla danego projektu, o sposobie pozyskania uczestników projektu (np. akcja informacyjno - promocyjna związana z rekrutacją. Sprecyzuj, w jaki sposób potencjalni odbiorcy dowiedzą się o możliwości wsparcia oraz na podstawie jakich kryteriów będą rekrutowani i czym będą musieli potwierdzić spełnienie kryteriów (np. projekt obejmie wsparciem tylko osoby z danego miasta, o czym świadczyć będzie miejsce zamieszkania lub z niepełnosprawnościami na podstawie orzeczenia, lub skierowany będzie do uczniów danej szkoły realizujących obowiązek szkolny w danej placówce.
• Następnie określ cel lub cele, które chcesz osiągnąć poprzez realizację projektu. Pamiętaj, że cel określa zmianę społeczną (a nie stworzenie czegoś) która ma się dokonać po przeprowadzeniu konkretnych działań na określonym terenie w określonym czasie na rzecz określonej liczby osób.
  
  Dobrze sformułowane cel powinien być SMART, tzn.:
• Specific (specyficzny) – Bądź tak konkretny i precyzyjny, jak tylko to możliwe! Unikaj ogólników.

• Measurable (mierzalny) – Określ konkretnie, precyzyjnie, najlepiej liczbowo, jaki rezultat chcesz otrzymać.

• Achievable (osiągalny) – Nie przeceniaj siebie, swoich możliwości ani zasobów którymi dysponujesz.

• Realistic (realistyczny) – Nie próbuj zbawiać świata, miej na uwadze uwarunkowania i ograniczenia lokalne!

• Time scale (zdefiniowany w czasie) – określ, KIEDY chcesz osiągnąć cel.
• Kolejnym krokiem jest zaplanowanie zadań, które zrealizujesz celem osiągnięcia pierwotnych założeń. Zadania określają czynności jakie podejmiemy w naszym projekcie, aby zrealizować cele. Powinny zostać one opisane przejrzyście i szczegółowo. Opis każdego z działań powinien zawierać konkretne czynności, jakie podejmiemy w celu ich realizacji, np. organizacja konferencji może obejmować takie czynności jak, rozesłanie zaproszeń, zebranie formularzy zgłoszeniowych, wynajem sali na konferencję, zapewnienie cateringu, zatrudnienie prowadzących, druk materiałów konferencyjnych itp. Opis zadań powinien być możliwie szczegółowy, z uwzględnieniem terminów i osób odpowiedzialnych za ich realizację;
• Następnie określ efekty (rezultaty i produkty), które dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku realizacji zadań u beneficjentów pomocy bezpośrednio po uzyskaniu przez nich wsparcia. Pamiętaj, aby nazwać każdy produkt/rezultat, określić jego wartość liczbową (wskaźnik) oraz sposób, w jaki udowodnisz jego osiągnięcie. Rezultatem projektu może być np. wzrost wiedzy w zakresie posługiwania się j. angielskim, wskaźnikiem – 40 osób, a sposobem pomiaru osiągnięcia rezultatu – test wiedzy.
• Zaplanuj harmonogram realizacji projektu. Harmonogram projektu to metoda przedstawienia działań podejmowanych w ramach projektu wraz z ich podziałem na zadania i czynności, która pozwala na zidentyfikowanie ich logicznej kolejności. Harmonogram pozwala także na  przedstawienie wszelkich zależności pomiędzy czynnościami oraz stanowi bazę do przydzielania odpowiedzialności za ukończenie każdego działania.
• Dobrze zaplanuj również budżet projektu. Dobry budżet powinien być:
• spójny z założonymi działaniami;
• przejrzysty;
• realny, nie zawyżony;
• szczegółowy;
• w razie potrzeby – opisany.
• zgodny z odpowiednimi wytycznymi i prawodawstwem

Przygotowując wniosek:

• Dokładnie przeczytaj regulamin konkursu, abyś wiedział jakie dokładnie kryteria ma spełnić opis zawarty we wniosku.
• Dobrze jest zapoznać się z kartą oceny wniosku, jeśli została załączona do regulaminu. Dzięki temu nie tylko sprawdzisz, czy zawarłeś wszystkie informacje, ale będziesz wiedział w jaki sposób będzie oceniany Twój wniosek.
• Pamiętaj, że wniosek jest jedynie ofertą opisującą przedsięwzięcie (projekt), które chcesz zrealizować. Najlepiej abyś najpierw zaplanował całość projektu, a dopiero na końcu przystąpił do wypełnienie formularza wniosku.

Składając wniosek:

• Pamiętaj, aby przygotować wniosek na wymaganym i aktualnym formularzu.
• Pamiętaj, aby złożyć wniosek w odpowiednim terminie. Upewnij się, czy data złożenia wniosku jest datą jego wpływu czy nadania na poczcie lub u kuriera.
• Pamiętaj, aby złożyć wniosek w odpowiedniej instytucji, zwłaszcza jeśli np. wniosek musi być złożony w konkretnej jednostce organizacyjnej lub filii danego podmiotu.
• Pamiętaj o złożeniu wszystkich wymaganych podpisów i złożeniu załączników, jeśli są wymagane.

Dagmara Bielawska

Fot. pixabay.com