W roku 2019 oraz 2020 weszły w życie przepisy związane z tzw. „białą księgą”, jak również z obowiązkową płatnością za pomocą split payment, czy też inaczej – mechanizmem podzielonej płatności. „Biała księga” jest rejestrem podatników VAT czynnych, rejestrem dużo bardziej rozbudowanym aniżeli dotychczasowy. Można w nim wyszukiwać podatników wg różnych kryteriów, można zobaczyć tych którzy aktualnie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni ale i tych, którzy zostali z jakiegoś powodu wykreśleni z tego rejestru. Wszystko to podyktowane jest wprowadzeniem dla podatników nowych obowiązków związanych z kontrolowaniem i odpowiednim przekazywaniem płatności na rzecz swoich kontrahentów.
Nowe przepisy dotyczą wszystkich podatników, w tym również podatników którzy nie są potocznie mówiąc VAT-owcami, czyli podatnikami VAT czynnymi. W związku z tym regulacje dotyczą również organizacji pozarządowych czy też przedsiębiorstw społecznych.
Nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła zmianę w brzmieniu art. 96b ustawy o VAT. Na mocy nowych regulacji połączone zostały, stanowiące do niedawna odrębne rejestry: podatników, których nie zarejestrowano i podatników, których wykreślono, z rejestrem podatników przywróconych i zarejestrowanych VAT czynnych. Utworzenie jednej bazy zawierającej wszystkie ww. informacje z całą pewnością ułatwi i przyśpieszy proces wyszukiwania danych o podatnikach VAT. Informacje zamieszczone w wykazie można wyszukiwać według numeru NIP lub fragmentu nazwy (nazwiska) wyszukiwanego podmiotu. Wykaz ten aktualizowany jest raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Istotne jest również to, że w nowym wykazie znajduje się znacznie więcej danych aniżeli w tym istniejącym na dziś. Wykaz zawiera dodatkowo w szczególności takie dane jak stałe miejsce prowadzenia działalności czy numer rachunku bankowego.
Ujawnienie w rejestrze dodatkowych danych takich jak numer rachunku bankowego jest podyktowane kolejnymi zmianami, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2020 r. Z tym dniem znowelizowane zostały trzy ustawy: ustawa o PIT, CIT i Ordynacja podatkowa. Na mocy nowych przepisów ustawy o PIT i CIT wykluczone zostały z kosztów uzyskania przychodów te wydatki, których wysokość przekroczy 15.000 zł, i które nie zostaną uregulowane przelewem bankowym na rachunek sprzedawcy ujawniony w „białej księdze”.
Dodatkowo przepisy wprowadzają również sankcje za regulowanie faktur na inny rachunek aniżeli tej ujawniony w białej księdze – sankcją jest solidarna odpowiedzialność kupującego za zobowiązania VAT sprzedawcy. Odpowiedzialność ta będzie miała miejsce w sytuacji, w której płatność z tytułu wydatków będących podstawą do odliczenia VAT, przekraczająca 15.000 zł, zostanie zrealizowana na rachunek sprzedawcy inny niż wykazany w „białej księdze”.
Przepisy ustaw podatkowych nakazują stosowanie sankcji w zakresie VAT nie tylko względem podatników VAT czynnych. Sankcje te będą stosowane względem wszystkich podatników, którzy nie będą regulować swoich zobowiązań na rachunki bankowe ujawnione w białej księdze. Oznacza to, że każda organizacja pozarządowa regulując swoje zobowiązania na rzecz kontrahentów będzie miała obowiązek sprawdzenia czy kontrahent ujawnił w białej księdze swój numer rachunku bankowego, a następnie będzie miała obowiązek dokonać płatności na ten właśnie numer rachunku bankowego, niezależnie od tego co znajduje się w umowie lub na fakturze. Jeżeli uregulowanie nie nastąpi na numer rachunku znajdujący się w białej księdze to organizacja po pierwsze – ma obowiązek wykluczyć z podatkowych kosztów wydatki opłacone na inny rachunek; po drugie – organizacja będzie mogła zostać pociągnięta do odpowiedzialności podatkowej za zobowiązanie z tytułu VAT podmiotu, od którego zakupiła towar lub usługę.
Nowe przepisy przewidują dwie możliwości uniknięcia opisanych powyżej sankcji. Pierwsza możliwość to dokonanie płatności metodą split payment – czyli za pomocą komunikatu przelewu, druga wystąpi w sytuacji, w której kupujący pomimo tego, że dokona zapłaty należności na rachunek inny niż zawarty w wykazie złoży zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.
Kolejne, dodatkowe obowiązki, wprowadzają przepisy dotyczące obowiązkowej dzielonej płatności. Od 1 listopada 2019 r. mechanizm odwrotnego obciążenia ulegnie zmianie - w miejsce odwrotnego obciążenia firmy sprzedające usługi czy towary objęte tym mechanizmem stosować będą normalną stawkę VAT (czyli 8 lub 23%), jednak płatność za tą fakturę, o ile należność przekroczy 15.000 zł, będzie musiała nastąpić z uwzględnieniem mechanizmu podzielonej płatności. Z punktu widzenia kupującego zmiana ta jest o tyle istotne, że w przypadku zakupu towarów czy usług objętych obowiązkowo systemem podzielonej płatności płatność za usługę lub towar musi nastąpić za pomocą komunikatu przelewu, a nie tradycyjnym przelewem, oczywiście rozliczenie to nie może również nastąpić gotówką.
Dokładny wykaz usług objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności znajduje się w nowym załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Niemniej jednak, co ważne - faktury wystawiane za towary czy usługi objęte mechanizmem podzielonej płatności powinny zostać odpowiednio oznaczone - na każdej z takich faktur powinien znaleźć się dopisek „mechanizm podzielonej płatności”.
Ważne jest również, że za naruszenie opisanych wyżej obowiązków ustawodawca wprowadził kolejne sankcje. Mianowicie - jeżeli organ podatkowy stwierdzi, że płatności dokonywane są z naruszeniem mechanizmu dzielonej płatności, ustali dla kupującego dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi. Niestety również i te przepisy będą miały zastosowanie zarówno do podatników VAT czynnych jak i do tych zwolnionych z VAT.
Jak widać nowe regulacje prawne w zakresie podatku VAT w praktyce dotkną nie tylko podmiotów będących podatnikami VAT czynnymi. Wprowadzone sankcje dotyczą również nievatowców, którzy kupują towary i usługi od podatników VAT. Powoduje to że z białą księgą powinien „zaprzyjaźnić” się każdy podmiot, również drobne organizacje czy przedsiębiorstwa społeczne. Brak stosowania przepisów dotyczących białej księgi i przepisów dotyczących obowiązkowej dzielonej płatności może bowiem rodzić dla nich mnóstwo negatywnych konsekwencji.
Agata Błaszczyk
