Zarządzanie organizacją pozarządową dotyczy także sfery jej dokumentów, wewnętrznych polityk, regulaminów. Poniżej lista najważniejszych z nich z krótkim omówieniem.

1) Dokumenty założycielskie naszej organizacji w oryginale

Statut organizacji to podstawa jej działalności. Ten dokument powinien być dla nas znany, dostępny i warto także zadbać, aby był dostępny na stronie internetowej. Zmiany Statutu warto odnotowywać na dokumencie. Na marginesie przypominamy, iż obowiązują one z chwilą ich rejestracji przez Sąd.

Organizacja powinna także posiadać listę członków, założycieli oraz listy obecności z zebrań, a także listę członków organizacji – tą ostatnią na bieżąco aktualną.

Dokumentujemy także przebiegi walnego zebrania członków organizacji poprzez listę obecności, protokół oraz uchwały podjęte na zebraniu. Jeśli zagadnienia wymagają potem zgłoszenia zmian w organach rejestrowych, to przygotowujemy dokumentację tak, aby jeden komplet w oryginale pozostał w naszym archiwum.

Analogicznie dokumentujemy spotkania zarządu, komisji rewizyjnej, rady czy innych organów powołanych w naszej organizacji.

2) Sfera finansowa i obieg dokumentów

Każda z organizacji powinna posiadać politykę rachunkowości, umowę na prowadzenie rachunku bankowego oraz umowę na obsługę rachunkową / i kadrową jeśli prowadzi nam firma zewnętrzna / osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Wraz z zewnętrznym zleceniem obsługi księgowej, często także będą potrzebne pełnomocnictwa wobec instytucji takich jak Urząd Skarbowy, ZUS czy PEFRON.

W organizacji powinniśmy także posiadać regulacje, np. w formie polityki przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jest to ważne, bowiem świadomość przyjętych w organizacji zasad pomoże nam w sprawnym i bezpiecznym zarządzaniu finansami oraz unikniemy dodatkowych procedur, zgłoszeń lub konsekwencji wynikających z nieprzestrzegania przepisów w tym zakresie.

Dodatkowo warto, aby organizacja posiadała instrukcję obiegu i kontroli dokumentów. To pomoże nam w organizacji gromadzenia, układania, miejsca przechowywania, sposobu opisu dokumentów czy wreszcie monitorowania, np. projektów i współpracy w tym zakresie z księgowością.

3) Ludzie w organizacji

W naszej organizacji powinniśmy posiadać opisane zasady przetwarzania danych osobowych oraz zgody na ich przetwarzanie od pracowników, współpracowników, ale także osób korzystających z naszej działalności. Zgodnie z kodeksem pracy na odpowiednim etapie liczby osób zatrudnionych pojawiają się dokumenty, tj. regulamin wynagradzania oraz regulamin pracy. Jako pracodawca powinniśmy także informować naszych pracowników o zasadach równego traktowania oraz o obowiązkach pracodawcy dotyczących mobbingu. Powinniśmy też posiadać zasady bezpieczeństwa i higieny pracy (te często wiszą w formie tablicy informacyjnej) oraz instrukcje bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

Pamiętajmy, że oprócz zgody na przetwarzanie danych osobowych także wizerunek podlega ochronie (czyli utrwalanie, publikowanie, wykorzystywanie wizerunku), więc i w tym zakresie zgody pracowników oraz osób korzystających z naszych usług, jeśli planujemy wykonywanie im zdjęć, także dla celów dowodowych, warto mieć w formie papierowej.

Beata Wachniewska-Mazurek

Teresa Wachniewska